Welche Funktionen bietet das Dashboard?

1. Einführung

Sie finden unter dem ersten Menüpunkt das "Dashboard", in dem Sie beispielsweise eine Zusammenfassung Ihrer Termine sehen, sowie Termine erstellen, bearbeiten oder stornieren können - sowie eine Statistik zu den gebuchten Kalendern und gebuchten Leistungen einsehen können.

2.1 Kategorien

Tag: Ansicht aller Termine des aktuellen oder eines bestimmten Tages

Woche: Ansicht aller Termine der aktuellen Woche

Monat: Ansicht aller Termine des aktuellen Monats

Eigener Zeitraum: Geben Sie einen gewünschten Zeitraum ein, von dem Sie die Termine einsehen möchten

Terminsuche: Suchen Sie nach einem bestimmten Termin eines Terminbuchers mithilfe des Namens, der E-Mail Adresse, der Telefonnummer, der Buchungsreferenz oder der Terminattribute. Sie können auch entscheiden, ob Sie nach Terminen in der Vergangenheit oder nach Terminen in der Zukunft suchen möchten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit auch nach Notizen zu suchen, die in Ihren Terminen eingetragen wurden.

Abwesenheiten: Legen Sie hier Ihre Abwesenheiten wie Urlaubstage oder ähnliches fest. Stellen Sie sicher, dass Sie den gewünschten Kalender ausgewählt haben und klicken Sie auf "Neue Abwesenheit". Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum an, in dem Sie keine Termine annehmen können und geben Sie optional einen Grund der Abwesenheit an. Mit Klick auf "Speichern" ist die Abwesenheit angelegt und Ihre Kunden können in diesem Zeitraum keine Termine buchen.
Hinweis: Im Terminkalender wird die hinterlegte Abwesenheit nicht angezeigt.
Wenn Sie eine Abwesenheit oder Sperre im Terminkalender einblenden möchten, können Sie den Block auch direkt im Terminkalender eintragen.
Mehr Informationen zur Sperre direkt Terminkalender finden Sie hier.

Einstellungen: Legen Sie die Darstellung des Dashboards fest. Die Einstellungen werden pro Gerät/Browser im Cache gespeichert.

2.2 Zusammenfassung

In der Zusammenfassung können Sie eine Auswertung Ihrer Termine eines bestimmten Tages, der aktuellen Woche oder des aktuellen Monats einsehen.

Diese Auswertung beinhaltet den Prozentsatz der bereits erledigten Termine, die Top 10 der meistgebuchten Kalender und die meistgebuchten Leistungen.

Im Reiter "Einstellungen" können Sie diese Ansicht bearbeiten, sowie die Anzahl der meistgebuchten Kalender/Leistungen und die Anzahl der Einträge je Seite festlegen.

2.3 Unterkategorien:

Termine: Hier werden alle gebuchten Termine des gewünschten Zeitraums angezeigt. Sie können mit dem Button "Neuer Termin" neue Termine erstellen und mit dem Button "Alle Einträge drucken" die Termine des gewünschten Tages ausdrucken.

Zu bestätigende Termine: Haben Sie eingestellt, dass Sie Termine erst manuell bestätigen müssen, bevor diese gebucht sind, finden Sie alle Terminanfragen für den jeweils gewählten Zeitraum hier.

Warteliste: Alle Terminbucher, die sich auf die Warteliste befinden, finden Sie in dieser Kategorie. Zusätzlich werden hier alle Termine aus der Vormerkliste am 01.01. des laufenden Jahres angezeigt
Wenn Sie die Warteliste aktiviert haben unter "Buchungsseite > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen", dann können sich Ihre Terminbucher auf diese setzen lassen, sofern kein weiterer Termin mehr für diesen Buchungstag verfügbar ist. 

Stornierte Termine: Alle stornierten Termine, die von Ihnen oder dem Terminbucher storniert wurden, sind in dieser Kategorie zu finden.

3. Neuen Termin anlegen, bearbeiten oder löschen

Sie haben die Möglichkeit im Dashboard neue Termine anzulegen, zu löschen oder zu bearbeiten.

Klicken Sie im Reiter "Tag" in der Unterkategorie "Termine" auf den Button "Neuer Termin", um einen neuen Termin zu erstellen.

Es öffnet sich danach ein neues Fenster mit den Kategorien "Leistungen", "Datum, Uhrzeit, Termindetails", "Kontaktdaten" und "Kommunikation". 

Klicken Sie zuerst die Kategorie "Leistungen" an und wählen dann die gewünschte Leistung des neuen Termins aus.

In der Kategorie "Datum, Uhrzeit, Termindetails" geben Sie danach die Startzeit des Termins ein, sodass sich diese der ausgewählten Leistungsdauer automatisch anpassen kann.
Zusätzlich können Sie diesen Termin als wiederholenden Termin konfigurieren - mehr Informationen zum Erstellen von Serienterminen finden Sie hier.

Außerdem können Sie hier die Terminattribute des Termins aktivieren. Zusätzliche Informationen zu den Terminattributen finden Sie hier.

Alternativ zur manuellen Eingabe von Datum und Uhrzeit können Sie die Kategorie "Terminfinder" nutzen, um die nächstmöglichen Termine auswählen zu können. Klicken Sie auf die Kategorie und danach auf den Button "Freie Termine suchen". Es wird Ihnen eine Kalenderansicht angezeigt, wo Sie den passen Termin auswählen können. Nach Klick auf das gewünschte Datum und die Uhrzeit, werden beide Werte bei "Datum, Uhrzeit, Termindetails" übernommen.

Danach tragen Sie in der Kategorie "Kontaktdaten" die Kundendetails des Terminbuchers ein.

Zusätzlich können Sie in der Kategorie "Kommunikation" bei Verwendung der Mehrsprachigkeit (Buchungsseite > Einstellungen > Sprachen) festlegen, in welcher Sprache Sie die E-Mail/SMS Terminbestätigung versenden möchten.

Es ist automatisch ein Häkchen in "Benachrichtigung senden" gesetzt. Wenn Sie das Häkchen rausnehmen, dann wird keine automatische E-Mail/SMS-Terminbestätigung versendet.

Mittels der Option "Überschneidung überprüfen" wird automatisch überprüft, ob zu dem Terminzeitpunkt bereits ein eingebuchter Termin vorhanden ist. In dem Fall wird der Termin nicht eingebucht, um eine Doppelbuchung zu vermeiden.

Um einen Termin zu bearbeiten klicken Sie bitte links auf die drei Punkte um das Kontextmenü zu öffnen.

Im Kontextmenü finden Sie die Funktionen "Bearbeiten", "Löschen", "Löschen (mit Kommentar)", "Rechnung/Dokument drucken" und "Kalendereintrag drucken".

Bei aktiver Mehrfachbelegung werden Ihnen in der Übersicht Ihrer Termine auch Zeilen eingeblendet, die eine gebuchte Kapazität anzeigen. Diese Zeilen haben ein "Gruppensymbol" und sind keine echte Termine, sondern zeigen eine Gesamtkapazität von Terminen mit Leistungen an, die eine Mehrfachbelegung aktiviert haben.

Beispiel: 

In der ersten Zeile (s.u. im Screenshot) sehen Sie die Gesamtkapazität von 6 Teilnehmern Ihrer bereits gebuchten Termine mit einem Gruppensymbol. Die Gesamtkapazität ergibt sich durch die gebuchten Termine der Leistung namens "Gruppe1", die eine Mehrfachbelegung aktiviert hat. Die Summe der Kapazität berechnet sich durch den Termin der zweiten Zeile mit einer Kapazität von 1 und durch den Termin der dritten Zeile mit einer Kapazität von 5. 

Der Termin der vierten Zeile ist von der Kapazität ausgeschlossen, da dieser mit der Leistung namens "Leistung 1" gebucht wurde, die keine Mehrfachbelegung aktiviert hat.

Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne.