eTermin Einbindung in WhatsApp

Neben den E-Mail-Benachrichtigungen zu einem Termin besteht über die Schnittstelle zu WhatsApp die Möglichkeit, Terminbestätigungen auch per WhatsApp an Ihre Kunden zu versenden.

Hierfür benötigen Sie ein WhatsApp-Business-Konto.
Um die Schnittstelle einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Systemnutzer und Token in Meta erstellen
2. Telefon-ID und App-Veröffentlichung
3. WhatsApp-Vorlagen (Templates) erstellen
4. Integration in eTermin abschließen

1.Systemnutzer und Token in Meta erstellen

Zunächst wird ein Token benötigt, damit eTermin mit Ihrem WhatsApp-Konto kommunizieren kann. Öffnen Sie dazu die Meta Business Suite und melden Sie sich unter folgendem Link an:

https://business.facebook.com/

Klicken Sie im linken Menü auf Einstellungen.

Im Bereich Nutzer wählen Sie Systemnutzer aus, um einen neuen Systemnutzer anzulegen. Klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“, vergeben Sie einen Namen (z. B. „eTermin“) und wählen Sie die Rolle „Admin“.

Wechseln Sie anschließend im Menü zum Bereich Konten > Apps, legen Sie die App „eTermin“ an und weisen Sie dieser den zuvor erstellten Systemnutzer zu. Geben Sie dem Nutzer die Berechtigung „App verwalten“ (uneingeschränkte Kontrolle).

Gehen Sie danach zurück zu den Systemnutzern und klicken Sie auf „Token generieren“. Wählen Sie die zuvor erstellte App „eTermin“ aus.
Bei der Erstellung des Tokens wählen Sie „Nie“, sodass die Gültigkeit nicht abläuft. Aktivieren Sie die Berechtigung „whatsapp_business_messaging“ und generieren Sie den Token.

Wichtig: Kopieren Sie den Token sofort – er wird am Ende der Einrichtung benötigt.

2.Telefon-ID und App-Veröffentlichung

Für die Verbindung zu WhatsApp benötigen Sie zusätzlich die Telefon-ID.

Diese finden Sie im Meta-Menü unter „WhatsApp-Konten“. Dort wird die entsprechende ID (z. B. unter Ihrem Business-Account) angezeigt. Kopieren Sie diese, da sie für die Einrichtung erforderlich ist.

Im nächsten Schritt muss die zuvor erstellte App veröffentlicht werden.

Gehen Sie dazu in die App-Einstellungen > Allgemeines und hinterlegen Sie zwingend eine URL zu Ihrer Datenschutzerklärung.

Anschließend wechseln Sie zu Konten > Apps, klicken auf die drei Punkte rechts neben der eTermin-App und wählen „Veröffentlichen“.

3.WhatsApp-Vorlagen (Templates) erstellen

Damit eTermin Nachrichten per WhatsApp versenden darf, muss eine genehmigte Vorlage vorhanden sein.

Um Vorlagen zu erstellen oder zu bearbeiten, klicken Sie im linken Menü unten auf die drei Striche und wählen „Alle Tools“.
Im Bereich Verwalten finden Sie den „WhatsApp Manager“. Klicken Sie dort auf „Vorlagen verwalten“ und erstellen Sie eine neue Vorlage.

Wählen Sie als Kategorie „Standard“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Geben Sie der Vorlage einen kurzen, prägnanten Namen (z. B. „termin“) und legen Sie die Sprache fest.

Wichtig: Die Vorlage muss zwingend zwei Variablen enthalten:

• {{1}} für den Namen
• {{2}} für den Termin

Diese Variablen können Sie in Ihren gewünschten Text integrieren (z. B. zur Personalisierung).

Tragen Sie Beispielwerte (z. B. Name und Datum) ein und klicken Sie abschließend auf „Zur Überprüfung einreichen“.
Die Genehmigung durch Meta kann bis zu 24 Stunden dauern.

4.Integration in eTermin abschließen

Sobald die Schritte in der Meta Business Suite abgeschlossen sind, wechseln Sie in Ihren eTermin-Account und öffnen das Menü API Schnittstellen > Integrationen.

Scrollen Sie zur WhatsApp-Kachel und klicken Sie auf „Einstellungen“. Aktivieren Sie im Pop-up den Schieberegler „Schnittstelle aktivieren“.

Fügen Sie den zuvor kopierten Token in das Feld „Token“ ein.

Tragen Sie im Feld „Telefonnummer-ID“ die zuvor kopierte ID ein.

Bei „Template Name Terminbestätigung“ geben Sie den exakten Namen der erstellten Vorlage an (im Beispiel: „termin“).

Klicken Sie abschließend auf „Änderungen speichern“.

Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, dann kontaktierenSie uns gerne.