eTermin® Synchronisation mit Outlook

Grundsätzlich stehen Ihnen zur Einbindung in Outlook mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Synchronisierung mit Outlook/Office 365 (bi-direktional oder nur lesend)
2. Synchronisierung des Outlook Clients mittels Plugin (bi-direktional)
3. Synchronisierung des Outlook Clients mittels iCal Feed (nur lesend)

 

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1 Synchronisierung mit Outlook/Office 365

1.1 Bi-direktionale Synchronisierung des eTermin Kalenders mit Outlook/Office 365 (lesend und schreibender Zugriff)

Unter Unternehmen > Synchronisation können Sie die Synchronisation mit Outlook/Office 365 aktivieren. Wählen Sie dazu das Symbol Outlook 365 aus. Klicken Sie anschließend auf Mit Outlook 365 verbinden und folgen Sie dann den Schritten im Dialog.

Das Outlook Plug-In wird bei der Outlook/Office 365 Synchronisation nicht benötigt. Ebenso werden die bestehenden Termine von eTermin nicht in Ihren Outlook-Kalender übertragen. Bei der Onlinebuchung wird in Echtzeit auf Ihren Outlook Kalender zugegriffen um zu überprüfen, welche Termine noch frei sind.

 

1.2 Abonnement des eTermin Kalenders in Outlook (nur lesend)

Je nach Anwendungsfall reicht es aus, die über das eTermin Buchungssystem gebuchten Termine automatisiert in Outlook zu übertragen, damit diese dort angezeigt und geblockt werden.
Outlook greift also lesend auf den eTermin Terminkalender zu. Zur Synchronisierung wird die WebCal Schnittstelle verwendet.

 

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2. Bi-direktionale Synchronisierung des eTermin Kalenders mit Outlook Plug-In (ohne Office 365, lesend und schreibend)

Zur bi-direktionalen Synchronisierung mit Outlook installieren Sie bitte folgendes Plugin (https://www.etermin.net/downloads/etermincalendarsync.zip) auf dem Rechner wo Sie auch Outlook installiert haben. Das Plugin funktioniert ab Office 2010.

Hinweis: Bei Office 2010 muss Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime installiert werden:
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=54251

Bitte stellen Sie sicher, dass Outlook während der Installation geschlossen ist.
Falls das eTermin Logo in Outlook nicht ersichtlich ist, doppelklicken Sie bitte auf folgende Datei: C:\Programme\eTermin GmbH\Outlook Sync\CalendarSync.vsto

Erhalten Sie während der Installation untenstehende Fehlermeldung, dann löschen Sie alle Dateien im Ordner C:\Benutzer\Ihr Name\AppData\Local\Apps\2.0 und installieren Sie das Plugin erneut. Ihr Name muss im Link mit Ihrem angemeldeten Windows Benutzernamen ausgetauscht werden.

Wichtig:
Falls Sie diesen Ordner nicht finden, dann müssen Sie im Windows Explorer in den Ordneroptionen das Häkchen bei der Einstellung Geschützte Systemdateien ausblenden entfernen. Hier finden Sie eine Anleitung für Windows 10: https://praxistipps.chip.de/windows-10-versteckte-dateien-anzeigen-so-gehts_42538

 Nach erfolgreicher Installation nehmen Sie bitte folgenden Einstellungen vor:
1. Starten Sie Outlook.

2. Klicken Sie auf das eTermin Symbol

3. Im Konfigurationsdialog geben Sie den privaten und öffentlichen eTermin
Schlüssel ein. Diesen finden Sie in Ihrem eTermin Account im Reiter API Schnittstellen.

4. Nachdem Sie den privaten und öffentlichen eTermin API Schlüssel eingegeben haben, drücken Sie auf den Button Kalender hinzufügen. Wählen Sie den zu synchronisierenden Outlook Kalender aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button „OK“.

5. Es werden die Daten des ausgewählten Outlook Kalenders in die Konfiguration geschrieben. Klicken Sie danach auf das eTermin Kalender Textfeld und wählen Sie den zu synchronisierenden Kalender aus.

6. Klicken Sie anschließend auf den Button Speichern und Schließen.

7. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden zu synchronisierenden Kalender.

8. Falls Sie Ihre bereits bestehenden Termine von Outlook in den eTermin Kalender synchronisieren möchten, dann klicken Sie auf den Button Bestehende Termine synchronisieren. Alle neu erstellten Termine werden ab nun automatisiert zwischen eTermin und Outlook synchronisiert.

9. Testen Sie ob alles wie gewünscht funktioniert, indem Sie Termine erzeugen und entsprechend überprüfen ob diese zwischen eTermin und Outlook synchronisiert werden. Die Termine werden standardmäßig im 5 Minutentakt synchronisiert.

 

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3. Abonnement des eTermin Kalenders in Outlook (nur lesend)

Im Folgenden wird Variante 1.2, also das Abonnement des eTermin Kalenders in Outlook beschrieben. Da es zwischen den Outlook Versionen leichte Unterschiede bei der Einbindung gibt, werden diese wo nötig explizit angemerkt.

Um die Einbindung eines oder mehrerer eTermin Kalender in Outlook durchführen zu
können, benötigen Sie die Internetadresse des jeweiligen eTermin Kalenders. Diese finden Sie in Ihrem Kundenbereich, welchen Sie unter https://www.eTermin.net/ aufrufen können. Nachdem Sie sich erfolgreich im Kundenbereich angemeldet haben, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf  Unternehmen > Synchronisation.
Wählen Sie den gewünschten Kalender aus und wählen Sie danach den Eintrag iCal Feed.

Die URL des Kalenders wird nun angezeigt. In diesem Beispiel lautet die URL: https://www.etermin.net/icalfeed/24585/90157

Wenn Sie keine personalisierten Daten übertragen wollen, fügen Sie der URL den Parameter
?anonymous=1 hinzu.
z.B. https://www.etermin.net/icalfeed/24585/90157?anonymous=1
Es wird bei Verwendung dieses Parameters nur die Start/Endzeit des Termins übertragen.
Bei allen anderen Feldern wird nur n/a angezeigt.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass der einzubindende eTermin Kalender bereits mindestens einen
Termineintrag enthält. Falls dies nicht der Fall ist, so wird er in Outlook nicht hinzugefügt.

 

3.1 Einbindung in Outlook 2016 und 2013

1.Öffnen Sie Outlook und wählen die Kalenderansicht aus

2.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Meine Kalender

3.Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Kalender hinzufügen > Aus dem Internet ...

4. In das folgende Eingabefeld geben Sie die Internetadresse Ihres einzubindenden eTermin Kalenders ein (z.B. https://www.etermin.net/icalfeed/24585/90157). Bitte ermitteln Sie die Internetadresse Ihres eTermin Kalender wie in Kapitel 2 beschrieben.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK

6. Melden Sie sich mittels Email Adresse und Benutzerkennwort an, welche Sie für die Anmeldung zu Ihrem eTermin Kundenbereich verwenden und bei der Registrierung für zum Testzugang festgelegt haben. Wählen Sie die Option Anmeldedaten speichern, damit Sie diese nicht bei jedem Start von Outlook erneut eingeben müssen.

7. Wählen Sie in folgendem Dialogfenster Ja: „Möchten Sie diesen Internetkalender Outlook hinzufügen und Aktualisierungen abonnieren?“

8. Kontrollieren Sie ob der eTermin Kalender unter Meine Kalender hinzugefügt wurde.

 

3.2 Einbindung in Outlook 2010

Falls Sie Office 2010 nutzen, so können Sie die Anleitung für Outlook 2013 verwenden. Der einzige Unterschied ist, dass Schritt 7 vor Schritt 6 kommt. Es wird also zuerst der Dialog zum Hinzufügen geöffnet und danach kommt erst der Dialog zum Eingeben der Login Daten.

 

3.3 Einbindung in Outlook 2007

Für die Einbindung in Outlook 2007 gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie Outlook 2007 und navigieren Sie zu Tools > Kontoeinstellungen > Internetkalender > Neu

2. In das folgende Eingabefeld geben Sie die Internetadresse Ihres einzubindenden eTermin Kalenders ein (z.B. https://www.etermin.net/icalfeed/24585/90157). Bitte ermitteln Sie die Internetadresse Ihres eTermin Kalender wie in Kapitel 2 beschrieben.

3. Je nach Windows Version kann es sein, dass sich ein Fenster öffnet, welches mit Zulassen zu bestätigen ist.

4. Ein weiteres Dialogfenster muss mit Ja bestätigt werden, damit der Kalender in Outlook
hinzugefügt wird.

5. Kontrollieren Sie, ob der eTermin Kalender unter Meine Kalender hinzugefügt wurde.

 

Hinweis: Outlook prüft im 5-Minuten-Takt ob für den eTermin Kalender Aktualisierungen vorhanden sind und lädt diese dann herunter.

 

Für eine Hilfestellung zur Synchronisation mit Google klicken Sie bitte hier.

Für eine Hilfestellung zur Synchronisation mit Apple iCloud klicken Sie bitte hier.

Für eine Hilfestellung zur Synchronisation mit Exchange Server klicken Sie bitte hier.

Sie können auch verfügbare Arbeitszeiten über Ihren externen Kalender (Google, iCloud, Office365,..) eintragen, mehr Informationen dazu finden Sie hier.