Wie kann ich zusätzliche Ressourcen (Geräte oder Räume) bei der Buchung belegen lassen?

Wenn für Ihre Termine weitere Mitarbeiter, Räume oder Geräte nötig sind, können Sie in eTermin mit der Funktion der Kopplung arbeiten.

Hier wird der Termin für einen Mitarbeiter/einer Ressource automatisch zu einem oder mehreren Kalendern übertragen und blockt somit den Zeitraum.
Dadurch können Sie verhindern, dass ein Raum oder ein Gerät doppelt gebucht werden kann, sollten mehrere Mitarbeiter den Raum oder das Gerät benötigen.

Beispielsweise können Sie damit bei der Buchung eines Therapeuten einen bestimmten Behandlungsraum automatisch von eTermin im Hintergrund belegen lassen. Oder es kann bei der Buchung eines Kurses inkl. Kursraum der Vortragende automatisch mitgebucht werden.

Bei der Kopplung wird dann überprüft, ob die gekoppelten Kalender zum selben Zeitraum verfügbar sind. Erst dann kann ein Termin gebucht werden.

Die Kopplung können Sie unter Unternehmen > Kalender > Kopplung aktivieren.

Im folgenden Beispiel soll die Kopplung zum Kalender namens Raum A nur dann erfolgen, wenn Leistung A beim Kalender Mitarbeiter A gebucht wird.

Wichtig ist hierbei, dass die Kalender, die miteinander gekoppelt werden, dieselben Leistungen anbieten müssen. Dies legen Sie fest unter Unternehmen > Kalender > Zuordnung Leistungen.

Zusätzlich müssen sich auch die Arbeitszeiten beider Kalender überschneiden, damit auch Termine gebucht werden können. Ist nun beispielsweise Raum A von einem anderen Mitarbeiter bereits belegt, so kann der Zeitraum nicht gebucht werden.
Die Arbeitszeiten legen Sie unter Unternehmen > Arbeitszeiten fest.

Damit Ressourcen wie Räume oder Geräte nicht auf der Buchungsseite erscheinen, da diese für den Kunden selbst nicht eigens buchbar sein sollen, können Sie diese Kalender als Nebenkalender verwenden. Dadurch wird die Kopplung nach wie vor berücksichtigt, aber die Kalender sind auf der Buchungsseite nicht direkt buchbar.
Um einen Kalender auf Nebenkalender umzustellen, gehen Sie zu Unternehmen > Kalender > erweiterte Einstellungen.

Termine nur in einen Kalender koppeln

Im Fall, dass Sie mehrere Nebenkalender, in unserem Beispiel mehrere Räume, haben, die immer von einem Mitarbeiter genutzt werden können, verwenden Sie bei "Termin einfügen" die Option "Im ersten verfügbaren Kalender".

In unserem Beispiel soll sich ein Mitarbeiter Kalender automatisch mit einem verfügbaren Raum Kalender koppeln. Durch die Option "Im ersten verfügbaren Kalender" wird der Termin in Raum A oder Raum B gekoppelt. So ist der zweite Raum noch für einen weiteren Termin frei und kann gebucht werden. Erst wenn alle Raum Kalender belegt sind, steht ein Zeitraum nicht mehr zur Verfügung.

Durch das Zuordnen von Leistungen können Sie auch festlegen, dass in bestimmten Räumen nur bestimmte Leistungen buchbar sind.
Dies ist dann hilfreich, wenn Sie beispielsweise Massagen und Akupunkturen anbieten, aber nur in Raum B die Akupunkturen stattfinden können, da sich dort die nötigen Gerätschaften befinden. Ist dies beim Zuordnen der Leistungen angegeben, werden Termine zur Akupunktur nur buchbar sein, wenn der Nebenkalender Raum B zur Verfügung steht.

Termine in mehrere Kalender koppeln

Die Kopplung können Sie auch nutzen, wenn Sie Leistungen anbieten, wo mehrere Mitarbeiter teilnehmen. Damit dann der Termin auch in allen Kalendern der Mitarbeiter erscheint stellen Sie die Option "Termin einfügen" auf "in alle Kalender".

Beispiel: Wenn ein Kunde die Leistung "Gruppenmeeting" bucht, soll der Kunde den gewünschten Seminarraum auswählen. Der Termin soll dann automatisch in allen Kalendern der Mitarbeiter erscheinen.
Demnach fungieren die Kalender "Seminarraum Zeus" und Seminarraum Hades" als Hauptkalender, während die Mitarbeiter Kalender als Nebenkalender eingestellt sind.

Hinweis: Eine Kombination aus beiden "Termin einfügen" Varianten ist nicht möglich. Es kann ein Termin nur in den ersten verfügbaren Kalender oder in alle Kalender gekoppelt werden.

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, kontaktieren Sie uns.