Kann ich die Reihenfolge beeinflussen, in der die Kalender gebucht werden?

Standardmäßig wird ein neuer Termin in den ersten freien Kalender eingetragen. Sie haben aber die Möglichkeit einzustellen, wie die Zuteilung der Termine in die jeweiligen Kalender erfolgen soll.

Die Funktion der Kalenderbelegung kann unter Buchungsseite > Einstellungen > Allgemein verändert werden. Zusätzlich kann die Funktion auch je nach Leistung eingestellt werden. Dazu klicken Sie unter Unternehmen > Leistungen auf die gewünschte Leistung und wechseln in den Reiter Leistungsspezifische Einstellungen.

In folgendem Artikel beschreiben wir Ihnen die Unterschiede der verschiedenen Kalenderbelegungen.

Hinweis: Die automatischen Kalenderbelegungen können nur dann wie gewünscht erfolgen, wenn auf der Buchungsseite keine Auswahl der Kalender erfolgen kann. Die Mitarbeiterauswahl muss also entsprechend deaktiviert sein.

1. Standard
2. Zufällig
3. Round-Robin
4. Round-Robin (strict)
5. Sequentiell
6. Skills

1. Standard

Wie der Name besagt, ist dies die Standard Einstellung der Kalenderbelegung. Ist ein Terminslot frei, wird dieser zuerst in Kalender 1 eingetragen, der nächste Termin in Kalender 2 usw.

2. Zufällig

Bei dieser Variante werden die Termine zufällig vergeben. Die Termine landen nach Zufallsprinzip in den unterschiedlichen Kalendern.

3. Round-Robin

Bei dieser Kalenderbelegung werden die Terminslots in einem Turnus vergeben. Der Terminslot wird immer bei dem Kalender eingetragen, bei dem die letzte Terminbuchung am längsten zurückliegt.
Sollte beim Nutzen von Round-Robin der nächste Kalender in der Reihe nicht verfügbar sein, wird automatisch der nächste freie Kalender hergenommen.

Beispiel: Bei drei Kalendern (A, B, C) wird die Verteilung so vorgenommen:

• Termin 1: A

• Termin 2: B

• Termin 3: C

• Wenn Kalender B gerade nicht verfügbar ist, geht Termin 4 wieder an A statt an B.

4. Round-Robin (strict)

Ähnlich wie Round-Robin wird der Terminslot an den Kalender vergeben, bei dem die letzte Terminbuchung am längsten zurückliegt. Der Unterschied hier ist, dass der Turnus strikt eingehalten wird. Ist beispielsweise der Terminslot des nächsten Kalenders in der Reihe nicht mehr frei, wird kein alternativer Termin eines anderen Kalenders angeboten. Erst, wenn der Termin in dem Kalender, der an der Reihe ist, gebucht wurde, kommt der nächste Kalender in der Reihenfolge dran. 

Beispiel: Bei drei Kalendern (A, B, C):

• Termin 1: A

• Termin 2: B

• Termin 3: C

• Wenn B nicht verfügbar ist, wird der nächste Termin nicht an A oder C verteilt, sondern bleibt bei B, bis dieser verfügbar ist.

5. Sequentiell

Die sequentielle Kalenderbelegung sorgt dafür, dass immer nur ein Kalender nach dem anderen befüllt wird. Alle Terminslots werden zuerst in Kalender 1 gebucht. Erst, wenn dieser Kalender befüllt ist, werden die Terminslots von Kalender 2 angezeigt usw.
Die Reihenfolge, in der die Kalender befüllt werden, kann beinflusst werden. Gehen Sie dazu zu Unternehmen > Kalender > Erweiterte Einstellungen und tragen Sie bei der Option "Reihenfolge Kalender" mittels einem Zahlenwert die Position in der Reihenfolge ein.

6. Skills

Bei dieser Variante werden die Termine so vergeben, dass ein Kalender mit einem höheren Skill Faktor bei einer Leistung zuerst die Termine erhält, danach der Kalender mit dem nächst besseren Wert usw. Dadurch können beispielsweise erfahrene Mitarbeiter priorisiert werden.
Den Wert der Skills hinterlegen Sie unter Unternehmen > Kalender > Skills. Es können hier Werte von 0-999999 verwendet werden, je höher der Wert ist, desto mehr wird der Kalender beim Buchen der jeweiligen Leistung priorisiert.

Wenn Sie statt der automatischen Kalenderbelegung Ihren Kunden die Auswahl der einzelnen Mitarbeiter ermöglichen möchten, finden Sie hier mehr Informationen dazu.

Wie Sie es ermöglichen, dass je nach Kalender/Mitarbeiter eine unterschiedliche Termindauer vergeben wird, erfahren Sie hier.

Sollten Sie noch Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns bitte.