Die Terminbestätigungsemail kommt nicht beim Kunden an oder ich erhalte die Fehlermeldung "Remote server replied: 550 5.7.1 SPF check failed".

Wenn E-Mails ihre Empfänger nicht erreichen, kann das verschiedene Gründe haben. Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte Schritt für Schritt.

1. Ursache: Fehlende Berechtigung (SPF-Eintrag)

Dies ist die häufigste Ursache, wenn Sie die Fehlermeldung 550 5.7.1 SPF check failed erhalten.

Wenn Sie eine eigene E-Mail-Adresse (z. B. @meinunternehmen.de) als Absender nutzen, müssen Sie eTermin technisch erlauben, in Ihrem Namen zu senden. Dies geschieht über das Sender Policy Framework (SPF). Ohne diesen Eintrag lehnen Empfänger wie Gmail oder Outlook die E-Mail oft als Fälschungsversuch ab.

Die Lösung: Damit eTermin über Ihre Domain(s) sicher senden darf, erweitern Sie Ihren SPF-Record bei Ihrem Domain-Provider bitte um folgenden Eintrag:

include:spf.etermin.net

Ein vollständiger Eintrag sieht dann beispielsweise so aus: 

v=spf1 a mx include:spf.etermin.net -all

Hinweis: Diese Einstellung wird bei Ihrem Domain-Provider (z. B. IONOS, Strato, GoDaddy) vorgenommen. Falls Sie dies nicht selbst tun können, leiten Sie diese Info bitte an Ihren System-Administrator weiter.

Alternativen zum SPF-Eintrag

Falls Sie den SPF-Record nicht anpassen können oder wollen, gibt es zwei Alternativen:

1. Eigenen Mailserver nutzen: Sie können Ihren eigenen E-Mail-Server für den Versand hinterlegen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

2. Standard-Absender nutzen: Verwenden Sie noreply@etermin.net als Absenderadresse. Einstellung: Gehen Sie zu Unternehmen > Einstellungen > Kommunikation. Tragen Sie bei „Absender E-Mail Adresse für Kundenbenachrichtigungen“ einfach noreply@etermin.net ein.

2. Ursache: Landung im Spam/Junk-Ordner

Oft wurde die E-Mail technisch korrekt zugestellt, aber vom E-Mail-Programm des Kunden (Outlook, Gmail, GMX etc.) fälschlicherweise als Werbung aussortiert.

• Lösung: Bitten Sie den Kunden, seinen Spam- oder Unbekannt-Ordner zu prüfen.

• Tipp: Wenn der Kunde Ihre Absenderadresse zu seinem Adressbuch hinzufügt, landen künftige Mails sicher im Posteingang.

3. Ursache: Tippfehler in der E-Mail-Adresse

Es passiert häufiger als man denkt: Ein Buchstabendreher bei der Eingabe (z. B. gmx.nt statt gmx.net oder gail.com statt gmail.com).

• Lösung: Prüfen Sie im Menü Kunden, ob die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt ist. Wenn die E-Mail unzustellbar ist (Bounce), sehen Sie dies meist auch in Ihrem eigenen Posteingang durch eine "Undelivered Mail Returned to Sender"-Nachricht.

4. Ursache: Postfach des Empfängers ist voll

Besonders bei kostenlosen E-Mail-Anbietern (wie Web.de oder GMX) ist der Speicherplatz oft begrenzt. Wenn das Postfach des Kunden voll ist, wird die E-Mail abgewiesen.

• Erkennungszeichen: Sie erhalten meist eine Rückantwort (Bounce Message) mit dem Hinweis "Quota exceeded" oder "Mailbox full".

• Lösung: In diesem Fall muss der Kunde erst Platz schaffen. Kontaktieren Sie ihn am besten telefonisch.

5. Ursache: Greylisting (Zeitverzögerung)

Manche strengen Mailserver nutzen "Greylisting". Dabei wird die erste E-Mail eines unbekannten Absenders temporär abgelehnt ("Komm später wieder"), um Spammer abzuwehren. Seriöse Mailserver (wie eTermin) versuchen es automatisch nach wenigen Minuten erneut.

• Lösung: Warten Sie 15–30 Minuten ab. Oft kommt die E-Mail mit etwas Verzögerung doch noch an.

Das Problem besteht weiterhin?

Sollten Sie alle oben genannten Punkte geprüft haben und die E-Mails dennoch nicht ankommen, hilft Ihnen unser Support-Team gerne bei der technischen Analyse.

Damit wir den Fehler schnellstmöglich finden können, senden Sie uns bitte eine Anfrage mit folgenden Details zu einem konkreten Beispiel:

• Die E-Mail-Adresse des betroffenen Empfängers.

• Datum und Uhrzeit, zu der die E-Mail versendet werden sollte.

• Falls vorhanden: Ein Screenshot oder der Text der Fehlermeldung (Bounce Message), die Sie erhalten haben.