Die Terminbestätigungsemail kommt nicht beim Kunden an oder ich erhalte die Fehlermeldung "Remote server replied: 550 SPF check failed or 550 DKIM did not pass".

Wenn E-Mails ihre Empfänger nicht erreichen, kann das verschiedene Gründe haben. Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte Schritt für Schritt.

1. Ursache: Fehlende E-Mail-Authentifizierung (SPF- und DKIM-Einträge)

Dies ist die häufigste Ursache, wenn Sie die Fehlermeldung 550 5.7.1 SPF check failed erhalten.

Wenn Sie eine eigene E-Mail-Adresse (z. B. @meinunternehmen.de) als Absender nutzen, müssen Sie eTermin technisch erlauben, in Ihrem Namen zu senden. Dies geschieht über zwei Einträge (SPF und DKIM) in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Ohne diesen Eintrag lehnen Empfänger wie Gmail, GMX oder Outlook die E-Mail zunehmend als Spam oder Fälschungsversuch ab.

Die Lösung: Bitte richten Sie bei Ihrem Domain-Provider die folgenden zwei Einträge ein, um eine optimale Zustellrate zu gewährleisten.

Schritt A: SPF-Eintrag anpassen Damit eTermin über Ihre Domain(s) sicher senden darf, erweitern Sie Ihren bestehenden SPF-Record bitte um folgenden Eintrag:

include:spf.etermin.net

Ein vollständiger Eintrag sieht dann beispielsweise so aus: 

v=spf1 a mx include:spf.etermin.net -all

Hinweis: Bitte tragen Sie niemals eine IP-Adresse in Ihren SPF-Record ein. Da sich unsere Server-Infrastruktur erweitern oder ändern kann, würde ein solch statischer Eintrag in Zukunft zu sofortigen E-Mail-Ausfällen bei Ihnen führen. Nutzen Sie ausschließlich den dynamischen Eintrag include:spf.etermin.net. Dieser aktualisiert sich im Hintergrund automatisch, sodass Ihre E-Mails dauerhaft und sicher zugestellt werden. 

Schritt B: DKIM-Eintrag (CNAME) hinzufügen zur Erhöhung der Zustellrate.

Legen Sie in Ihren DNS-Einstellungen zusätzlich einen neuen Eintrag an, damit E-Mails kryptografisch signiert werden können:

• Typ: CNAME
• Name / Host: etermindkim._domainkey
• Wert / Ziel: etermindkim._domainkey.etermin.net

Beispielhafte Ansicht: Achten Sie darauf, im Feld 'Name' nur etermindkim._domainkey einzutragen, da Ihr Provider Ihre Domäne (hier im Bild '.ihredomain.com') meist automatisch ergänzt.

Hinweis: Diese Einstellung wird bei Ihrem Domain-Provider (z. B. IONOS, Strato, GoDaddy) vorgenommen. Falls Sie dies nicht selbst tun können, leiten Sie diese Info bitte an Ihren System-Administrator weiter.

Alternativen zum SPF-Eintrag

Falls Sie den SPF-Record nicht anpassen können oder wollen, gibt es zwei Alternativen:

1. Eigenen Mailserver nutzen: Sie können Ihren eigenen E-Mail-Server für den Versand hinterlegen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

2. Standard-Absender nutzen: Verwenden Sie noreply@etermin.net als Absenderadresse. Einstellung: Gehen Sie zu Unternehmen > Einstellungen > Kommunikation. Tragen Sie bei „Absender E-Mail Adresse für Kundenbenachrichtigungen“ einfach noreply@etermin.net ein.

2. Ursache: Landung im Spam/Junk-Ordner

Oft wurde die E-Mail technisch korrekt zugestellt, aber vom E-Mail-Programm des Kunden (Outlook, Gmail, GMX etc.) fälschlicherweise als Werbung aussortiert.

• Lösung: Bitten Sie den Kunden, seinen Spam- oder Unbekannt-Ordner zu prüfen.

• Tipp: Wenn der Kunde Ihre Absenderadresse zu seinem Adressbuch hinzufügt, landen künftige Mails sicher im Posteingang.

3. Ursache: Tippfehler in der E-Mail-Adresse

Es passiert häufiger als man denkt: Ein Buchstabendreher bei der Eingabe (z. B. gmx.nt statt gmx.net oder gail.com statt gmail.com).

• Lösung: Prüfen Sie im Menü Kunden, ob die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt ist. Wenn die E-Mail unzustellbar ist (Bounce), sehen Sie dies meist auch in Ihrem eigenen Posteingang durch eine "Undelivered Mail Returned to Sender"-Nachricht.

4. Ursache: Postfach des Empfängers ist voll

Besonders bei kostenlosen E-Mail-Anbietern (wie Web.de oder GMX) ist der Speicherplatz oft begrenzt. Wenn das Postfach des Kunden voll ist, wird die E-Mail abgewiesen.

• Erkennungszeichen: Sie erhalten meist eine Rückantwort (Bounce Message) mit dem Hinweis "Quota exceeded" oder "Mailbox full".

• Lösung: In diesem Fall muss der Kunde erst Platz schaffen. Kontaktieren Sie ihn am besten telefonisch.

5. Ursache: Greylisting (Zeitverzögerung)

Manche strengen Mailserver nutzen "Greylisting". Dabei wird die erste E-Mail eines unbekannten Absenders temporär abgelehnt ("Komm später wieder"), um Spammer abzuwehren. Seriöse Mailserver (wie eTermin) versuchen es automatisch nach wenigen Minuten erneut.

• Lösung: Warten Sie 15–30 Minuten ab. Oft kommt die E-Mail mit etwas Verzögerung doch noch an.

Das Problem besteht weiterhin?

Sollten Sie alle oben genannten Punkte geprüft haben und die E-Mails dennoch nicht ankommen, hilft Ihnen unser Support-Team gerne bei der technischen Analyse.

Damit wir den Fehler schnellstmöglich finden können, senden Sie uns bitte eine Anfrage mit folgenden Details zu einem konkreten Beispiel:

• Die E-Mail-Adresse des betroffenen Empfängers.

• Datum und Uhrzeit, zu der die E-Mail versendet werden sollte.

• Falls vorhanden: Ein Screenshot oder der Text der Fehlermeldung (Bounce Message), die Sie erhalten haben.