Wie kann ich die Fahrtzeit zu meinen Kunden berechnen lassen?

Falls Sie Außentermine bzw. Hausbesuche bei Ihren Kunden anbieten, können Sie eine maximale Anfahrtszeit festlegen. Liegt ein Standort außerhalb dieses Zeitlimits, ist eine Terminbuchung nicht möglich. Ebenso kann kein Termin vereinbart werden, wenn die Summe aus Fahrzeit und Dauer der gebuchten Leistung Ihre festgelegten Arbeitszeiten überschreitet.

Um dies umzusetzen, erstellen Sie zuerst unter Unternehmen > Leistungen eine neue Kategorie vom Typ Ortsauswahl. Hier gibt Ihr Kunde bei der Terminbuchung die Adresse ein, welche zur Berechnung der Fahrtzeit verwendet wird.

Die Fahrtzeitberechnung aktivieren Sie unter Buchungsseite > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen.

Geben Sie bei „Maximale Fahrtzeit zwischen den Terminen“ Ihre gewünschte maximale Fahrtzeit an.
Geben Sie hier den Wert -1 ein, so ist die Fahrtzeit unbegrenzt.
Wichtig: Beachten Sie, dass die Berücksichtigung der Fahrtzeit nur zwischen zwei Terminen gilt. Möchten Sie, dass die Fahrtzeit auch zu Beginn eines Tages von Ihrem Startpunkt aus berücksichtigt wird, müssen Sie einen manuellen Termin außerhalb der Arbeitszeiten mir Ihrer Startadresse anlegen.
Wie Sie manuell einen Termin anlegen finden Sie hier.

Die Option „Zusätzliche Fahrtzeit“ dient Ihnen als Puffer. Geben Sie hier eine fixe Minutenzahl an, die zur berechneten Fahrtzeit addiert wird. Beim Nutzen der Fahrtzeitberechnung kann bei den Leistungen nicht die Funktion der Vorbereitungszeit genutzt werden. Verwenden Sie daher die Option der zusätzlichen Fahrtzeit um Zeit vor einem Termin einzubauen.

Mit Aktivierung der Option „Entfernung (in KM) anzeigen“ wird die Entfernung bei Schritt 2 der Terminbuchung bei der Kalenderauswahl angezeigt. (Buchungsseite > Einstellungen > Allgemein > „Auswahl der Mitarbeiter, Ressourcen oder Standorte bei Terminauswahl”)
Sollten Sie mehrere Kalender in Verwendung haben, stellen Sie sicher, dass in den Kalendern eigene Unternehmensdaten hinterlegt sind. ("Unternehmen > Kalender > Allgemein > "Abweichende Unternehmensdaten festlegen")

Bei „Verkehrsmittel“ geben Sie an, mit welchem Transportmittel Sie zu Ihren Kunden kommen. Aufgrund dieser Auswahl wird die Fahrtzeit berechnet.

Mit der Option „Fahrtkosten berechnen und anzeigen“ legen Sie fest, ob Sie die Anfahrt zum Kunden verrechnen wollen. Geben Sie die Kosten pro Kilometer an, dann wird dieser Wert wird mit den zu fahrenden Kilometern multipliziert. Sie können auch festlegen, ob die Kosten erst ab einer bestimmten Anzahl an Kilometern anfallen. Die Kosten der Fahrt werden dann vor Abschluss der Terminbuchung für Ihre Kunden angezeigt.

Die Fahrtzeitberechnung kann gezielt für bestimmte Leistungen aktiviert werden. Gehen Sie dazu zu Unternehmen > Leistungen > gewünschte Leistung und wechseln Sie in den Reiter  Leistungsspezifische Einstellungen, wo Sie die Option aktivieren können. Die Details zur Fahrtzeitberechnung wie z.B. Maximale Fahrtzeit, Fahrtkosten etc. erfolgen weiterhin unter Buchungsseite > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen.

Bei einer hohen Anzahl von Abfragen (Fahrzeitberechnung, Vervollständigung von Ortsangaben) ist es aus Lizenzgründen nötig, dass Sie einen eigenen API Google Key verwenden. Diesen können Sie unter https://console.developers.google.com/ erstellen und unter "Buchungsseite > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen" eingeben. Ansonsten lassen Sie das Feld einfach leer.

Hinweis: Damit der API Key erstellt werden kann, muss zuvor eine API bei Google ausgewählt werden. Hier kann jede Maps-API genutzt werden, die eine Routenplanung hinbekommt. Die "Distance Matrix API" ist dafür ein Beispiel. Viele Kunden nutzen diese in Kombination mit der Places API und JavaScript API.

Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne.