Wenn Sie eine Rechnung oder ein anderes Dokument erstellen und optional auch automatisch an Ihre Terminbucher zusenden lassen möchten, können Sie im Menü unter Unternehmen > Dokumentenerstellung bis zu sieben Vorlagen im RTF-Format (Rich Text Format) hochladen.
Die eingegebenen Daten des Terminbuchers (Name, Adresse, Telefon, Preis, etc.) auf der Online Buchungsseite werden nach der Terminbuchung automatisch in das Dokument übertragen, welche durch Ihre eingesetzten Platzhalter ersetzt werden.
Sie können Ihre Vorlagen all jenen Sprachen hochladen, die Sie auch auf Ihrer Buchungsseite anbieten. Wählen Sie dazu oben auf der Seite die gewünschte Sprache aus.
Rechnung/Dokument erstellen
Sie können z.B. eine neue Word-Datei öffnen und diese entsprechend Ihren Wünschen bearbeiten und dann als RTF-Datei abspeichern und in eTermin hochladen.
Damit der Vorname, der Nachname, die Adresse und viele weitere Angaben des Terminbuchers im Dokument ausgefüllt werden, verwenden Sie bitte die folgenden Platzhalter.
Die Platzhalter werden dann durch die Daten und Angaben des Terminbuchers ersetzt.
Folgende Platzhalter werden unterstützt:
SALUTATION: Anrede
FIRSTNAME: Vorname
LASTNAME: Nachname
ZIP: PLZ
STREET: Strasse
TOWN: Ort
TELEPHONE: Telefon
EMAIL: E-Mail Adresse
BIRTHDAY: Geburtsdatum
NOTES: Notizen
SERVICES: Alle gebuchten Leistungen
SERVICEABBREVIATION: Gibt das hinterlegte Kürzel von den gebuchten Leistungen aus
SERVICELIST1 - SERVICELIST9: Gebuchte Leistungen einzeln angeführt
SLPRICE1 - SLPRICE9: Der bei der Leistung hinterlegte Preis
SLPRICENET1 - SLPRICENET9: Gebuchte Leistungen einzeln mit dem Nettobetrag angeführt
%SLPRICENETSERVICE1% - %SLPRICENETSERVICE9%: Nettobetrag der einzelnen gebuchten Leistungen, es wird die in den erweiterten Einstellungen der Leistung hinterlegte Mehrwertsteuer berücksichtigt
%SLTOTALVAT%: Mehrwertsteuer der gebuchten Leistungen für die Platzhalter SLPRICENET1-9
%SUMNETPRICE%: Netto Gesamtbetrag aller gewählten Leistungen (pro Termin)
%SUMGROSSPRICE%: Brutto Gesamtbetrag aller gewählten Leistungen (pro Termin)
%SLTOTALVATSERVICE%: Insgesamter Betrag der Mehrwertsteuer aller gebuchten Leistungen, es wird die in den erweiterten Einstellungen der Leistung hinterlegte Mehrwertsteuer berücksichtigt
%SLSUMNETPRICEBASE%: Insgesamter Nettopreis aller gebuchten Leistungen, es wird die in den erweiterten Einstellungen der Leistung hinterlegte Mehrwertsteuer berücksichtigt
%SLTOTAL%: Insgesamter Bruttopreis aller gebuchten Leistungen, es wird die in den erweiterten Einstellungen der Leistung hinterlegte Mehrwertsteuer berücksichtigt
CURRENCY1 - CURRENCY9: Die bei der Leistung hinterlegte Währung
VATL1 - VATL9: Der bei der Leistung hinterlegte Betrag der Umsatzsteuer
VATREGULAR: Umsatzsteuer aller gewählten Leistungen (pro Termin)
%VAT%: Umsatzsteuer Gesamtbetrag
%QUANTITY%: Anzahl/Menge einer Leistung
PRICEGROSS: Brutto Gesamtbetrag
PRICENET: Netto Gesamtbetrag
STARTDATE: Startdatum des Termins, mit Uhrzeit
STARTDATEONLY: Startdatum des Termins, ohne Uhrzeit
ENDDATE: Enddatum des Termins
%DURATION%: Dauer des Termins
BOOKINGDATE: Datum an dem der Termin gebucht wurde
%TODAY%: Heutiges Datum
TODAYTIME: Heutiges Datum und Uhrzeit
INVOICENR: Rechnungsnummer
PAYMENTMETHOD: Ausgewählte Zahlungsmethode
ADDITIONAL1-ADDITIONAL20: Selbst definierte Zusatzfelder
ATTACHMENT1: Falls der Terminbucher über die Online Buchungsseite ein Bild hochgeladen hat, dann kann mit diesem Platzhalter das Bild im PDF Dokument angezeigt werden
QRCODE: Ein QRCode welche die ID des Termins als QRCode enthält.
REFERENCECODE = Buchungsreferenzcode (eindeutige ID für jede Buchung)
LOCATION = Ort an dem der Termin stattfindet
BARCODE128: Ein Barcode128 welche die ID des Termins enthält.
BARCODEREF39: Ein Barcode39 welche die Referenz des Termins enthält.
APPOINTMENTATTRIBUTES: Auflistung der Terminattribute
CALENDARADDITIONALINFO: Zusätzlicher Infotext pro Kalender
CALENDARNAME: Kalendername
VOUCHERCODE: Gutscheincode
VOUCHERVALUE: Betrag des Gutscheincodes
Eine Rechnungsvorlage inklusive Platzhalter könnte zum Beispiel so aussehen:
Sie können hier die Rechnungsvorlage runterladen, wenn Sie mehrere Leistungen in einer Rechnung abbilden möchten.
Falls Sie nur eine Leistung anbieten, können Sie auch gerne hier die geeignete Rechnungsvorlage runterladen.
Rechnung / Dokument in der E-Mail Terminbestätigung versenden
Sie können das Dokument auch automatisch in der E-Mail Terminbestätigung an Ihre Terminbucher versenden. Dazu gehen Sie unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail / SMS Vorlagen und wählen aus dem Drop-Down-Menü "E-Mail Terminbestätigungstext (Online Terminbuchung)" aus.
Fügen Sie z.B. den Platzhalter DOCUMENTLINK in die E-Mail Vorlage ein. Sie können diese auch mittels HTML-Code einsetzen, sodass die Rechnung oder das Dokument in der E-Mail Terminbestätigung mittels Hyperlink abgerufen werden kann.
Folgender HTML Code ist z.B. möglich:
<a href="DOCUMENTLINK">Rechnung</a>
Hinweis: Falls Sie die Datei mittels Passwort schützen möchten, können Sie stattdessen den Platzhalter DOCUMENTLINKZIP einfügen. Der Terminbucher muss in dem Fall beim Abrufen der Datei vorher noch seine Postleitzahl in das Passwortfeld eingeben.
DOCUMENTLINK = Link damit Terminbucher ein Dokument (zB Rechnung) herunterladen können
DOCUMENTLINK2 - DOCUMENTLINK7 = Link für die Vorlagen 2-7
DOCUMENTLINKZIP/DOCUMENTLINKBIRTHDAY = Link damit Terminbucher ein Dokument passwortgeschützt herunterladen können
DOCUMENTLINKZIP2/DOCUMENTLINKBIRTHDAY2 bzw. DOCUMENTLINKZIP7/DOCUMENTLINKBIRTHDAY7 = Link für die passwortgeschützten Vorlagen 2-7
Rechnung/Dokument aus dem Dashboard manuell versenden
Sie haben auch die Möglichkeit Ihren Kunden nach einem Termin eine Rechnung oder ein Dokument manuell zu zusenden. Sie können dazu eine der vier E-Mail Vorlagen "E-Mail Sonstiges" verwenden. Diese finden Sie ebenfalls unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail / SMS Vorlagen.
Wählen Sie danach im Dashboard den betroffenen Termin aus. Im Terminfenster finden Sie den Reiter "Kommunikation":
Nun können Sie die gewünschte Vorlage auswählen. Zusätzlich können Sie auswählen, in welcher Sprache Sie die Nachricht versenden möchten, vorausgesetzt Sie haben Ihre E-Mail Vorlagen und Dokumente in einer weiteren Sprache angelegt.
Mit Klick auf senden, wird die Vorlage samt Dokument an die im Termin hinterlegte E-Mail Adresse Ihres Kunden geschickt und das geöffnete Terminfenster schließt sich automatisch.
Rechnung/Dokument im Dashboard ausdrucken
Sie haben auch die Möglichkeit die Rechnung bzw. das Dokument zu dem Termin manuell auszudrucken.
Klicken Sie dazu auf die drei Punkte des gewünschten Termins und wählen dann die gewünschte Rechnungsvorlage aus.
Unter API Schnittstellen > Integrationen finden Sie weitere Schnittstellen zu anderen Rechnungsprogrammen, die Sie bei Bedarf statt unserer Rechnungs- und Dokumentenerstellung nutzen können.
Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne.
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