Welche Funktionen bietet der Terminkalender?

Im Terminkalender können Sie alle gebuchten Termin Ihrer eTermin Kalender einsehen, bearbeiten und stornieren.

1. Einstellungen Ihres Terminkalenders
   - Allgemeine Einstellungen
   - Kalendereinträge
   - Farben Kalendereinträge
   - Farben Arbeitszeiten
   - E-Mail/SMS Benachrichtigungen
   - Termineditor
   - Feiertage
   - Kalendergruppen

2. Neuen Termin anlegen, bearbeiten oder stornieren

3. Terminliste drucken
4. Benachrichtigungen aus/an (temporär)
5. Massenänderung

 

 

1. Einstellungen Ihres Terminkalenders

Sie haben bei der Darstellung der Termine vielerlei Möglichkeiten, diese nach Ihren Wünschen darzustellen.

Um diese Einstellungen aufzurufen, klicken Sie im Terminkalender auf das Einstellungssymbol:

Allgemeine Einstellungen

Im ersten Reiter "Einstellungen" können Sie die grundlegenden Optionen der Darstellung angeben. Darunter sind Schriftgröße der Terminkacheln, Minuten pro Reihe, Sortierungsreihenfolge etc.

 

Hier kann auch eingestellt werden, welche Aktion durchgeführt werden soll, wenn Sie auf ein Zeitfenster in Ihrem Kalender klicken. Sie können wählen, ob das Pop-Up Fenster zum Erstellen eines Termins oder der Termineditierdialog geöffnet werden soll.

 

Beim Termineditierdialog haben Sie die Möglichkeit schnell weitere Arbeitszeiten oder eine Abwesenheit zu hinterlegen.

Wie Sie nach dem Klick auf ein Zeitfenster einen Termin anlegen können, erfahren Sie hier.

 

Kalendereinträge

In diesem Reiter legen Sie fest, wie die einzelnen Termine erscheinen sollen. Sie können einstellen, welche Informationen eines Termins Sie auf den ersten Blick sehen möchten. (Uhrzeit, Name, eigene Kontaktfelder etc)

Ebenso können Sie hier eine eigene Vorlage einfügen, die Sie zum Drucken von einzelnen Kalendereinträge nutzen können. Mehr Informationen zum Erstellen einer eigenen Vorlage erhalten Sie hier.

 

Farben Kalendereinträge

Wenn Sie die Einträge der Termine farblich hervorheben möchten, nutzen Sie die Optionen im Reiter "Farben Kalendereinträge". Hier können Sie wählen, ob die Termine je nach gewählter Leistung, je nach Kalender oder je nach Buchungstyp anders eingefärbt werden sollen.
Sollten mehrere Leistungen in einem Termin gewählt worden sein, können Sie auch angeben, ob sich die unterschiedlichen Farben horizontal oder vertikal anordnen sollen.

 

Farben Arbeitszeiten

Sie können auch den Hintergrund Ihrer hinterlegten Arbeitszeiten einfärben, um diese auffälliger zu markieren. Es kann für jeden einzelnen Tag eine eigene Farbe genutzt werden.

E-Mail/SMS Benachrichtigungen

Hier können Sie einstellen, in welchen Fällen eine Benachrichtigung an Ihre Kunden geschickt werden sollen, wenn Sie einen Termin über den Terminkalender bearbeiten.

Mithilfe der Option "Kopie an eigene Adresse senden" bekommen Sie als Terminanbieter die Benachrichtigung, welcher Ihr Kunde erhält, in BCC zugestellt.
Beim Nutzen der Option "Benachrichtigung bei Terminerstellung senden" erhalten Sie eine eigene Bestätigung, wenn ein neuer Termin erstellt wurde.

 

Termineditor

Im Termineditor finden Sie weitere Einstellungen, die Ihnen beim Erstellen und Bearbeiten von Terminen weiterhelfen können.

Terminattribute: Sie können Ihre Termine mit bestimmten Attributen versehen, um diese zu kennzeichnen. Wie Sie die Terminattribute nutzen und einstellen können, erfahren Sie hier.

Sprache: Ist diese Funktion aktiv, haben Sie bei der Terminerstellung die Möglichkeit anzugeben, in welcher Sprache Ihr Kunde die Bestätigung erhalten soll.

Überschneidung überprüfen: Nutzen Sie diese Funktion, wenn bei einer manuellen Terminbuchung überprüft werden soll, ob der eingegebene Zeitslot bereits belegt ist. Sollte dies der Fall sein, wird der Termin nicht gebucht und es muss ein anderer Zeitslot gewählt werden.

"SMS versenden" Button anzeigen: Über den Terminkalender kann manuell eine SMS an einen Kunden mit Termin geschickt werden. Bei "SMS Text" geben Sie den gewünschten Text ein. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

In diesem Reiter können Sie auch festlegen, wie viele Leistungen bei einer manuellen Terminerstellung gewählt werden müssen, um den Termin buchen zu können.

Ebenso können Sie eine Standarddauer für Termine ohne Leistung angeben.

 

Feiertage

Standardmäßig steht ein Kalender für alle angelegten Arbeitszeiten zur Verfügung. Mithilfe dieses Reiters können Sie gesetzliche Feiertage importieren, damit keine Termine an einem Feiertag gebucht werden können.

Wählen Sie dazu das entsprechende Bundesland und den Kalender aus, in dem die Feiertage importiert werden sollen. Zum Schluss klicken Sie auf Speichern.

 

Kalendergruppen

Um bei mehreren Kalendern einen noch besseren Überblick zu haben, können Sie Kalendergruppen nutzen. Die Zusammensetzung der Gruppen legen Sie fest und können dadurch alle Termine einer Kalendergruppe auf einmal einsehen.
Wie Sie Kalendergruppen für die interne Ansicht anlegen erfahren Sie hier.

 

2. Neuen Termin anlegen, bearbeiten oder stornieren

Im Falle, dass sich ein Kunde bei Ihnen wegen einem Termin meldet, können Sie einen neuen Termin anlegen oder einen bestehenden Termin verändern oder auch löschen.

Um einen neuen Termin zu erstellen, klicken Sie im Terminkalender auf das Terminsymbol:

Danach öffnet sich das Terminfenster:

Leistungen: Hier wählen Sie die Leistung aus, die Ihre Kunde buchen möchte.

Terminfinder: Mithilfe des Terminfinders kann direkt nach einem passenden Termin gesucht werden. Mehr Informationen zum Terminfinder finden Sie hier.

Datum, Uhrzeit, Termindetails: Bei diesem Abschnitt legen Sie Datum und Uhrzeit fest. Ist bereits eine Leistung ausgewählt, passt sich die Termindauer automatisch an.
Ebenso kann hier angegeben werden, ob ein tatsächlicher Termin gebucht werden soll, ob Sie einen Kunden auf die Warteliste setzen oder einen Zeitraum für Terminbuchungen blockieren möchten.
Mehr zum Thema Zeiten sperren gibt es hier.
Außerdem können Sie hier einstellen, ob es sich beim betroffenen Termin um eine Terminserie handeln soll. Wie Sie eine Terminserie erstellen zeigen wir Ihnen hier.
Werden Termine mit Mehrfachbelegung angeboten und Sie wollen gleich mehrere Teilnehmer im Termin angeben, tragen Sie diese bei "Kapazität" ein.

Kontaktdaten: Geben Sie hier die Kontaktdaten Ihres Kunden an. Sollte Ihr Kunde bereits einen Termin bei Ihnen gebucht haben, können Sie die bestehenden Daten Ihres Kunden über die Kontaktsuche aufrufen.

Kommunikation: Hier wählen Sie die Sprache aus, welche für die Terminbestätigung genutzt werden soll.

Ist der Haken bei "Benachrichtigung senden" aktiv, wird diese im Zuge der Speicherung des Termins ausgeschickt.

 

 

Um einen bestehenden Termin zu verschieben, können Sie entweder mit Doppelklick das Terminfenster öffnen und über den Abschnitt Datum, Uhrzeit, Termindetails das neue Zeitfenster festlegen. Alternativ können Sie den Termin via Drag and Drop verschieben. Beim Verschieben per Drag and Drop werden Sie gefragt, ob Sie den Termin wirklcih verschieben möchten. Bestätigen Sie dies mit Klick auf OK.

 

Soll ein Termin gelöscht werden, klicken Sie auf das Mülleimer Symbol im Termin. Sie werden auch hier gefragt, ob Sie den Termin wirklich löschen wollen. Bestätigen Sie dies mit OK.

 

3. Terminliste drucken

Als Vorbereitung für Ihren Tag mit Terminen können Sie sich vorab eine Terminliste ausdrucken. Klicken Sie dazu auf das "Terminliste drucken"-Symbol.

Welche Möglichkeiten Sie haben um eine für Sie passende Terminliste zu erhalten, erfahren Sie hier.

 

4. Benachrichtigungen aus/an (temporär)

Neben den dauerhaften Einstellungen für den Versand von Benachrichtigungen bei manuell eingetragenen Terminen, können Sie den Versand temporär ein- bzw aussschalten.

Dies ist dann hilfreich, wenn Sie beispielsweise aufgrund von Krankheit die Termine eines ganzen Termins in einen anderen Kalender verschieben müssen, die Kunden aber keine eigene Benachrichtigung erhalten sollen.

Sobald Sie auf das Symbol klicken, um die Benachrichtigungen kurzzeitig zu deaktivieren erscheint beim Symbol ein kleines Stopp-Symbol.

 

5. Massenänderung von Terminen

Für den Fall, dass Sie alle Termine eines Tages stornieren oder verschieben müssen, können Sie die Funktion der Massenänderung nutzen.

Klicken Sie dazu auf das "Massenänderung"-Symbol im Terminkalender.

Danach erscheint ein Pop-Up Fenster, wo Sie den gewünschten Schritt auswählen können. Ebenso wählen Sie hier aus, welchen Tag und welchen Kalender es betrifft.

Mehr Informationen für eine Massenänderung finden Sie hier.

 

Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne.