Wie erstelle ich ein Seminar oder einen Kurs in eTermin?

Sie können verschiedene Seminare und Kurse über eTermin für die Online Terminbuchung anbieten.

Seminare oder Kurse erstellen

Im ersten Schritt legen Sie unter "Unternehmen > Leistungen" eine neue Leistungsgruppe über den Button "Neue Kategorie" an.

Danach können Sie in der neuen Leistungsgruppe einen Namen eintragen, der dann auf der Online Buchungsseite angezeigt wird. Der Bereich kann auch leer bleiben.

Als nächstes wechseln Sie in dieser Leistungsgruppe in den Reiter "Leistungen" und legen eine neue Leistung an. Die Namen der Leistungen entsprechen dann den Namen der Seminare/Kurse und deren Termindauer.

Hinweis: Sollten Sie Ihren Kurs bzw Ihr Seminar mit einem insgesamten Preis versehen, müssen Sie unter Buchungsseite > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen die Option "Preis mit Anzahl der gewählten Terminslots multiplizieren" deaktivieren. Ansonsten würde für jeden Kurstag der angegebene Preis berechnet werden.

Mehrfachbelegung für mehrere Teilnehmer aktivieren

In der gewünschten Leistung legen Sie mit der Option Mehrfachbelegung (mehrere Teilnehmer) fest, wie viele Personen an dem Seminar/Kurs maximal teilnehmen dürfen.

Zusätzlich können Sie bei Bedarf die Funktion Anzahl der Teilnehmer ist auswählbar aktivieren, um dem Terminbucher die Möglichkeit zu geben, in seiner Buchung gleich mehrere Personen auf einmal auszuwählen. Sie können im Feld Maximalbelegung auswählbar auf Buchungsseite festlegen, wie viele Personen maximal ausgewählt werden dürfen. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, kann jeweils nur für einen Teilnehmer gebucht werden, bis die Maximalbelegung für die gewählte Zeit erreicht ist. 

Auf der Online Buchungsseite kann der Terminbucher dann mit + (Plus) oder - (Minus) die Anzahl der Personen für diesen Termin auswählen:

Zudem haben Sie auch die Möglichkeit einen zusätzlichen Text über Auswahlliste anzuzeigen. Unter Unternehmen > Leistungen öffnen Sie die Leistung des Seminars/Kurses, danach wechseln Sie in den Reiter Erweiterte Einstellungen anzeigen und geben einen zusätzlichen Text im Feld Text bei Mehrfachbelegung / Mehrfachbuchung ein.

Auf der Online Buchungsseite wird dies dann wie folgt abgebildet:

Optional können Sie im Menü unter Buchungsseite > Einstellungen > Allgemein die Funktion Anzahl verfügbarer Plätze anzeigen (bei Mehrfachbelegung) aktivieren, sodass dem Terminbucher die Anzahl der noch verfügbaren Plätze zu dem gewählten Kurs angezeigt werden. 

Nachdem ein Seminar/Kurs auf der Online Buchungsseite ausgewählt wurde, sieht der Terminbucher bei der Terminauswahl wie viele Plätze noch verfügbar sind.

Seminar- oder Kurstermine erstellen

Es gibt drei Möglichkeiten Termine für die Seminare/Kurse anzubieten.

1. Falls ein Seminar regelmäßig (z.B. jede Woche Montag - Freitag) angeboten wird, können Sie unter "Unternehmen > Arbeitszeiten" im Reiter Arbeitszeiten die regelmäßigen Verfügbarkeiten eintragen. 

2. Falls das Seminar oder der Kurs nur an einem ganz bestimmten Tag stattfindet, wechseln Sie dazu unter "Unternehmen > Arbeitszeiten" in den Reiter Arbeitszeiten (bestimmte Tage) / Einmaliger Termin.

Sie können hier ein bestimmtes Datum festlegen, an welchem das Seminar stattfindet und auch auf eine bestimmte Leistung einschränken mit der Option Einschränken auf folgende Leistungen.

Wenn Sie mehrere Tage für das Seminar anlegen, dann wird jeder einzelne Tag separat auf der Online Buchungsseite angeboten.

Mehr Informationen zum Thema Arbeitszeiten finden Sie auch hier.

3. Unter "Unternehmen > Leistungen" können Sie in der gewünschten Leistung die Kategorie auf Seminar / Kurs ändern.

Im nächsten Schritt geben Sie dann alle Termine ein, die für dieses Seminar oder diesen Kurs auf einmal gebucht werden sollen.

Sie können die Termine auch auf verschiedene Kalender aufteilen, wählen Sie dazu den gewünschten Kalender aus und tragen die Termindaten in die jeweiligen Kalender ein. In dem Fall werden die Termine ebenfalls alle auf einmal gebucht und auf die jeweiligen Kalender aufgeteilt.
Hinweis: Für diese Funktion muss die Mitarbeiterauswahl unter "Buchungsseite > Einstellungen > Layout" deaktiviert sein.

Auf der Online Buchungsseite wird dann der Starttermin zur Auswahl angeboten. Sobald man auf den Starttermin klickt, werden alle weiteren Termine zu diesem Seminar/Kurs rechts eingeblendet und automatisch mitgebucht.

Darstellung der Termine auf der Online Buchungsseite

Falls Sie nur vereinzelte Tage auf der Online Buchungsseite anbieten, und das Layout von der Kalenderansicht zu einer Listenansicht wechseln möchten, können Sie dies global umstellen unter Buchungsseite > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Layout "Verfügbare Tage

Alternativ können Sie dies auch je Leistung umstellen unter "Unternehmen > Leistungen"  im Reiter "Leistungsspezifische Einstellungen" können Sie bei der Option Layout "Verfügbare Tage" die Auswahlliste (nur ein Eintrag kann gewählt werden) auswählen.

Auf der Online Buchungsseite werden die verfügbaren Tage dann als Listenansicht dargestellt.

Kopplung eines Mitarbeiters mit einem bestimmten Raum

Falls ein bestimmter Mitarbeiter und ein Raum zum Seminar/Kurs gemeinsam geblockt werden sollen, benötigen Sie für jeden Mitarbeiter und den Raum jeweils einen eigenen Kalender.
Legen Sie dazu unter Unternehmen > Kalender jeweils einen Kalender für jeden Mitarbeiter an und für einen oder mehrere Seminar- oder Kurs-Räume.

Jetzt können Sie unter "Unternehmen > Kalender" im Reiter Zuordnung Leistungen die Mitarbeiter und die Räume den entsprechenden Leistungen zuordnen.

Falls ein bestimmter Mitarbeiter oder ein Raum nur für ein bestimmtes Seminar oder einen bestimmten Kurs gebucht werden darf, können Sie dies hier zuordnen.

Danach wechseln Sie in den Reiter Kopplung, um die Mitarbeiter den Räumen zu zuordnen.

Hinweis: Es dürfen nur die Mitarbeiter-Kalender mit den Räumen verknüpft werden, nicht umgekehrt! 

Damit die Räume nicht ohne einen Mitarbeiter gebucht werden können, ist es notwendig die Raum-Kalender als Nebenkalender einzustellen. Dazu wechseln Sie in den Reiter Erweiterte Einstellungen und wählen den Raum-Kalender aus. Danach wählen Sie bei der Option Kalendertyp den Nebenkalender aus. Die Mitarbeiter-Kalender bleiben Hauptkalender.

Hinweis: Alle Verfügbarkeiten unter "Unternehmen > Arbeitszeiten" müssen sowohl in den Kalendern der Mitarbeiter als auch in den Raum-Kalendern hinterlegt werden.

Weitere Informationen zum Thema Kopplung finden Sie auch hier.

Falls Sie noch Fragen haben oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, dann kontaktieren Sie uns gerne.