E-Mail Benachrichtigung nach Termin, zB Corona Test Ergebnis

In eTermin haben Sie die Möglichkeit manuell nach Terminende eine E-Mail zu versenden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1) Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail/SMS Vorlagen wählen Sie die Vorlage "E-Mail Sonstiges" aus:

Danach geben Sie einen Betreff und den E-Mail Text ein. Sie können eine weitere Vorlage verwenden ("E-Mail Sonstiges (2)". Somit können Sie zB eine Vorlage für ein negatives und ein positives Testergebnis erstellen.

2) Sie können im Dashboard die E-Mail-Vorlage zum Testergebnis an Ihre Terminbucher versenden. Dazu klicken Sie zum Bearbeiten des Termins auf die drei Punkte eines Termins und dann auf "Bearbeiten".
Es öffnet sich danach ein Pop-Up Fenster mit dem Reiter "Kommunikation" und Ihren E-Mail-Vorlagen zum manuellen Versenden.

Editieren Sie dazu den Termin und wählen Sie dann die entsprechende Vorlage aus. Danach klicken Sie auf den "Senden" Button:

Wollen Sie in der E-Mail ein Dokument mit dem Ergebnis beilegen, gehen Sie wie folgt vor:

1) In der E-Mail Vorlage "E-Mail Sonstiges" fügen Sie an geeigneter Stelle folgenden Text hinzu:

<a href="DOCUMENTLINK">Ergebnis herunterladen</a>

Sie haben auch die Möglichkeit die PDF Datei mit dem Ergebnis zu verschlüsseln. Verwenden Sie dazu einen der folgenden Platzhalter:

<a href="DOCUMENTLINKZIP">Ergebnis herunterladen</a>

<a href="DOCUMENTLINKBIRTHDAY">Ergebnis herunterladen</a>

Das Passwort der PDF Datei ist dann die PLZ oder das Geburtsdatum des Terminbuchers. Bitte stellen Sie in diesem Fall sicher, dass das PLZ Feld oder das Geburtstags Feld auf der Terminbuchungsseite als Pflichtfeld definiert ist.

2) Unter https://www.etermin.net/downloads/covidtest.zip finden Sie eine Mustervorlage für ein Covid Testergebnis. Bitte passen Sie diese Vorlage Ihren Wünschen entsprechend an und laden Sie diese danach unter Unternehmen > Dokumentenerstellung hoch:

3) Legen Sie danach im Kalender die Terminattribute "Negativ" und "Positiv" an:

Bitte benutzen Sie nach Möglichkeit das sechste und siebte Attribut, wie im Screenshot zu sehen, und nicht die ersten, da sie vom System für andere Zwecke automatisch genutzt werden.

4) Wie bereits beschrieben, können Sie aus dem Dashboard die E-Mail versenden. Wählen Sie davor das entsprechende Terminattribut aus (negativ oder positiv).