Wie bearbeite ich Inhalt und Versandzeitpunkt von Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und SMS?

Sie haben die Möglichkeit per SMS und/oder E-Mail Terminerinnerungen und Terminbestätigungen automatisch zu versenden.

• Terminerinnerungen (Versandzeitpunkt)
• Terminbestätigungen (Inhalt)
• Unterschiedlicher Text je Leistung (Zusatz/vereinzelte Textzeilen)
• Angabe des Absenders der E-Mails
• SMS Versand

Terminerinnerungen

Es können bis zu drei Terminerinnerungen pro Termin an Ihre Kunden ausgesendet werden. Für den Versand der ersten beiden Terminerinnerungen können jeweils unterschiedliche Zeiten festgelegt werden. 

Beispiel:
Die erste Terminerinnerung 24 Stunden vor dem Termin per E-Mail und SMS
Die zweite Terminerinnerung 1 Stunde vor dem Termin per SMS

Diese Einstellung finden Sie im Menüpunkt Unternehmen > Einstellungen > Kommunikation.

Die dritte Terminerinnerung wird immer ca. 15 Minuten vor dem Termin ausgeschickt.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit den Versand einer vordefinierten Textnachricht an Ihre Kunden und Patienten direkt aus dem Terminkalender anzustoßen. Beispielsweise nach Fertigstellung einer Reparatur im Fahrrad Shop oder nach Eintreffen einer bestellten Ware.
Mehr Informationen finden Sie hier.

Terminbestätigungen (Inhalt)
 

Wenn Sie im Menü auf Unternehmen > Einstellungen > E-Mail / SMS Vorlagen gehen, dann haben Sie die Möglichkeit den Inhalt Ihrer E-Mail und SMS Vorlagen zu konfigurieren.

Hier können Sie den E-Mail Terminbestätigungstext pro Kalender definieren.
Diese Funktion hat den Vorteil, dass Sie je Kalender eine individuelle Terminbestätigung versenden können. Bspw. möchte Lisa Test (Therapeutin) einen anderen Inhalt an ihreTerminbucher versenden als Simon Test (Masseur).

Sie können aber den E-Mail Terminbestätigungstext auch pro Leistung definieren. Diese Funktion bietet ideale Vorraussetzungen dafür, dass Sie für jede Leistung die Sie anbieten eine eigene Terminbestätigung kreieren können.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, dass Sie vor Aktivierung der Option "Unterschiedlicher Terminbestätigungstext je Kalender" bzw. "Unterschiedlicher Terminbestätigungstext je Leistung", den Standardtext kopieren, sodass Sie diesen dann in das leere Eingabefeld des unterschiedlichen Textes einfügen und individuell bearbeiten können. 
Zusätzlich ist es wichtig, dass vor dem Speichern ein Betreff im unterschiedlichen Text eingegeben wird, bevor die Vorlage gespeichert werden kann.

Folgende Platzhalter können in den E-Mail Vorlagen verwendet werden:

APPOINTMENT = Termindetails (Startzeit/Endzeit)
APPOINTMENTSTART = Start Datum und Zeit
APPOINTMENTSTARTTIME = Startzeit (ohne Datum)
APPOINTMENTSTARTDATE = Starttag (ohne Uhrzeit)
TODAYDDMMYYYY = Heutiges Datum im Format dd.mm.yyyy
TODAYYYYMMDD = Heutiges Datum im Format yyyy-mm-dd
COMPANYNAME = Unternehmensname
CALENDARNAME = Kalendername
CALENDARADDITIONALINFO = Text der in "Kalender > Allgemein > Beschreibung" eingegeben wurde
CALENDARPICTURE = Kalenderbild; bspw. können Sie verwenden: <img style="border:none;" height="200" src="CALENDARPICTURE"/>
QRCODE = QR Code; bspw. können Sie verwenden: <img style="border: none" src="QRCODE">
QRCODEVCARD = QR Code enthält Terminbucherdaten als VCARD; bspw. können Sie verwenden: <img style="border: none" src="QRCODEVCARD">
BARCODE128 = Barcode128; bspw. können Sie verwenden: <img height="150" style="border: none" src="BARCODE128">
BARCODEREF39 = Barcode39 (Buchungsreferenz); bspw. können Sie verwenden: <img height="150" style="border: none" src="BARCODEREF39">
WAITNUMBER = Fortlaufende Wartenummer. Die Option "Wartenummer" muss aktiviert sein.
TRANSFERLINK = Link damit Terminbucher den Termin in Kalender übernehmen kann
CANCELLINK = Link damit Terminbucher den Termin stornieren kann
CANCELLINKMANDATORY = Link damit Terminbucher den Termin stornieren kann. Das Eingabefeld "Stornierungsgrund" ist verpflichtend.
CHANGELINK = Link damit Terminbucher den Tag/Uhrzeit des Termins ändern kann
CHANGELINKCALENDAR = Link damit Terminbucher den Tag/Uhrzeit des Termins ändern kann. Es kann nur der Kalender verwendet werden wie bei der ursprünglichen Buchung.
FEEDBACKLINK = Link damit Terminbucher nach dem Termin Feedback zum Termin geben kann 
FEEDBACKLINKANONYMOUS = Link damit Terminbucher nach dem Termin Feedback zum Termin geben kann. Die Option "Anonyme Bewertung" ist dabei vorselektiert.
DOCUMENTLINK = Link damit Terminbucher ein Dokument (zB Rechnung) herunterladen kann
DOCUMENTLINK2 - DOCUMENTLINK7 für die zweite etc. Vorlage
DOCUMENTLINKZIP = Dokument verschlüsselt mit der Postleitzahl des Terminbuchers
DOCUMENTLINKBIRTHDAY = Dokument verschlüsselt mit dem Geburtsdatum des Terminbuchers
DOCUMENTLINKZIPBIRTHDAY = Dokument verschlüsselt mit der PLZ und Geburtsdatum des Terminbuchers 
SELECTEDSERVICE = Beschreibung der Leistungsgruppen und Namen der gebuchten Leistungen
SELECTEDSERVICESIMPLE = Namen der gebuchten Leistungen
%SELECTEDSERVICESIMPLELB% = Namen der gebuchten Leistungen, angeordnet mit Zeilenumbrüchen
SELECTEDSERVICEADDITIONAL = Zusätzliche Informationen zur Leistung
ANSWER1, ANSWER2, etc = Auswahl einer bestimmten gebuchten Leistung 
%ABBREVIATION% (Betreff) = Kürzel der Leistung
PRICEGROSS = Preis der gewählten Leistungen
%PRICENOTZERO%, %PRICENOTZEROEND% = Der Text, der zwischen diesen Platzhaltern steht, wird nur angezeigt wenn der Preis der gewählten Leistungen > 0 ist.
%PAYMENTMETHODINVOICESTART%text hier%PAYMENTMETHODINVOICEEND%=
Der Text zwischen den Platzhaltern wird nur angezeigt, wenn die Zahlung per Rechnung gewählt ist
%PAYMENTMETHODINVOICEONLINESTART%text hier%PAYMENTMETHODINVOICEONLINEEND%=
Der Text zwischen den Platzhaltern wird nur angezeigt, wenn die Online Zahlung gewählt ist.
SERVICEGROUP = Name der ersten gebuchten Leistungsgruppe
SERVICEGROUP1, SERVICEGROUP2, etc. = Name der Leistungsgruppe
%SERVICESCAPACITYTEXT% = gibt alle gebuchten Leistungen inkl. die vom Kunden ausgewählte Kapazität der jeweiligen Leistung an
REFERENCECODE = Buchungsreferenzcode (eindeutige ID für jede Buchung)
CONFIRMLINK = Link Terminbucher den Termin bestätigen kann
ADDITIONALCOMMENT: Platzhalter für zusätzlichen Kommentar bei manueller Terminbestätigung / Terminabsage, sowie bei Stornierung durch Terminbucher
%NOTES%: Bemerkungen welche vom Terminbucher bei der Terminbuchung eingegeben wurden.
%EMAIL%: EMail Adresse welche vom Terminbucher bei der Terminbuchung eingegeben wurde.
%PHONE%: Telefonnummer welche vom Terminbucher bei der Terminbuchung eingegeben wurde.
IDAPP = ID des Termins
CODENRDAY = Ein numerischer Zufallscode (6 Zeichen) wird pro Kalender pro Tag generiert.
CODENRDAYGLOBAL = Ein numerischer Zufallscode (6 Zeichen) wird pro Tag für alle Kalender generiert.
%CALENDARID% = Die ID des gebuchten Kalenders.
%CREATEVOUCHERCONT10% = Platzhalter um einen Gutscheincode mit Kontingent bei einer Terminbuchung anzulegen. Den Wert 10 ersetzen Sie durch das gewünschte Kontingent.
%CREATEVOUCHERCONTSERVICE1234,10% = Platzhalter um einen Gutscheincode mit Kontingent bei einer Terminbuchung anzulegen. Der Gutscheincode ist nur für bestimmte Leistungen gültig. Den Wert 1234 ersetzen Sie durch Leistung ID(s). Den Wert 10 ersetzen Sie durch das gewünschte Kontingent.
CAPACITY = Anzahl der gebuchten Termine bei Mehrfachbelegung, wenn ein Termin für mehrere Teilnehmer gleichzeitig mittels Einfachauswahl (Kapazität) gebucht werden
Sehr geehrte(r) SALUTATION FIRSTNAME LASTNAME IS EMPTY Sehr geehrter Kunde = Persönliche Begrüßung mit Anrede, Vorname und Nachname, fallback auf generelle Begrüßung falls keine Daten bei der Online Buchung vom Terminbucher eingegeben werden.
BEGINFIRSTTIME / ENDFIRSTTIME = Benutzen Sie die Platzhalter BEGINFIRSTTIME und ENDFIRSTTIME und definieren beliebigen Text dazwischen, falls Sie einen speziellen Text für die Emailbestätigung bei Erstbuchung versenden möchten. Falls ein Kunde das zweite Mal bucht, so wird dieser Text nicht mehr versendet.
ADDITIONAL1 - ADDITIONAL20 = Vom Terminbucher befüllte Zusatzfelder
LOCATION = Ort an dem der Termin stattfindet
CALNAME, CALENDARADDRESSCOUNTRY, CALENDARADDRESS, CALENDARPHONE, CALENDARMOBILEPHONE, CALENDARMAIL = Verwenden Sie diese Platzhalter, wenn Sie mehrere Kalender für Mitarbeiter / Ressourcen erstellt haben und bei diesen das Feld „Abweichende Unternehmensdaten festlegen“ aktiviert haben. Es werden dann für den gebuchten Mitarbeiter / Ressource die passenden Daten in der Bestätigungsemail an den Kunden gesendet.
NOEMAIL: Geben Sie diesen Platzhalter im Betreff und im E-Mail Text ein, dann wird keine E-Mail versendet.

Unterschiedlicher Text je Leistung (Zusatz)

Es gibt auch die Möglichkeit, dass je nach gewählter Leistung nur einzelne Textzeilen in der Bestätigung erscheinen. Der generelle Text der E-Mail bleibt dabei gleich.

Die gewünschten Textzeilen hinterlegen Sie unter Unternehmen > Leistungen. Klicken Sie auf die gewünschte Leistung und wechseln Sie in den Reiter Erweiterte Einstellungen. Tragen Sie Ihren Text bei der Option E-Mail Text ein.

Danach gehen Sie zu Unternehmen > Einstellungen > E-Mail/SMS Vorlagen und fügen den Platzhalter
%SERVICETEXT%
an die gewünschte Stelle.
Dieser Platzhalter fügt dann die zuvor hinterlegten Textzeilen ein. Sollten Sie bei mehreren Leistungen einen E-Mail Text hinterlegt haben, werden diese dann untereinander mit Zeilenumbruch dargestellt.

Angabe des Absenders der E-Mails

Welcher Absender bei allen Benachrichtigungen verwendet wird, hinterlegen Sie unter Unternehmen > Einstellungen > Kommunikation bei der Option "Absender E-Mail Adresse für Kundenbenachrichtigungen". Dies ist dann die E-Mail Adresse, die Ihre Kunden beim Erhalt der Benachrichtigungen sehen und gegebenenfalls bei Rückfragen direkt darauf antworten können.

Achtung: Wenn bei Ihrem eTermin Account hinterlegt ist, dass alle E-Mails über den eTermin E-Mail Server aus verschickt werden, ist ein sogenannter SPF-Eintrag nötig. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Für eine optisch ansprechende Darstellung können Sie auch einen Namen vor der E-Mail Adresse hinterlegen. Hier wird zuerst der Name eingetragen und mittels einem | Symbol von der E-Mail Adresse getrennt.

Wenn Sie wünschen, dass ein bestimmter Absender erscheint, aber Antworten an eine andere E-Mail Adresse geschickt werden sollen, können Sie nach der festgelegten E-Mail Adresse noch mittels Semikolon eine zweite Adresse eintragen.

SMS Versand

Auch den Inhalt der SMS-Terminbestätigungen und -Erinnerungen können Sie hier wie gewünscht anpassen:

Analog zu den E-Mail-Terminbestätigungen pro Leistung können Sie unter Unternehmen > Leistungen > Edit > Leistungsspezifische Einstellungen auch SMS-Terminbestätigungen für eine spezifische Leistung erstellen und automatisiert versenden lassen.

Falls Sie Hilfe bei der Konfiguration benötigen, stehen wir Ihnen hier gerne zur Verfügung.